Office 2010: nicht sexy, aber es wirkt
Wo sind die Zeiten, in denen das Neuershceinen von Microsoft Office der Event des IKT-Jahres war? Facebook und iPhone haben ihm in der öffentlichen Aufmerksamkeit den Rang abgelaufen. Office 2010 im Software-Check.
Helmut Spudich vom „Standard“ hat es unlängst auf den Punkt gebracht: Microsoft-Produkte werden heute von den Menschen nicht als etwas aufregend Neues erlebt, sondern als more of the same. Zu Unrecht: im neuen Office 2010 steckt eine kleine Revolution. Es schließt das Internet als Speicherort ein. Für den kleinen Hunger gibt es SkyDrive, für den großen Datenappetit kommt SharePoint zum Einsatz. Wobei man seinen SharePoint-Plattenplatz auch durchaus bei Dienstleistern mieten kann.
SkyDrive statt Festplatte
Wer immer sich bei Microsoft Live anmeldet, bekommt 25 Gigabyte Speicherplatz im „SkyDrive“ dazu geschenkt. Darin lassen sich Ordner anlegen und Office-2010-Dateien speichern. Erreichbar ist der SkyDrive über den Browser, und der muss nicht von Microsoft sein. Beim Arbeiten mit einer Datei, etwa in Word, erfolgt auch jedes Zwischenspeichern im SkyDrive. Stehen Word, Excel, PowerPoint und OneNote nicht auf dem lokalen PC zur Verfügung, liefert der SkyDrive übers Net eine abgespeckte Version dieser Programme mit. Sie kann so gut wie alles, was man zum Arbeiten braucht.
Man kann Dokumente übers Internet für Andere freigeben. Ein E-Mail aus dem SkyDrive heraus genügt.
Braucht man Dokumente einmal wirklich lokal auf der eigenen Platte, ordnet man im Menü „Herunterladen“ an. Seit es den SkyDrive gibt, hat mein USB-Stick als Speichermedium fast ausgedient. Fast, denn es gibt eine Einschränkung, die ich schon schmerzlich zu fühlen bekommen habe: Keine Datei darf mehr als 50 MB groß sein. Eine Grenze, die für Texte und Tabellen groß genug ist. Aber bei PowerPoint und OneNote mit ein paar hochauflösenden Grafiken erreicht man diese Grenze rasch. Die Notlösung: Präsentationen und OneNote-Notizbücher teilen und erst nach getaner Arbeit zusammenfügen. Oder eben wie früher diese großen Dateien auf dem USB-Stick lassen.
Einfügen wird intelligent
Der gute alte Befehl „Einfügen“ kann in Office 2010 deutlich mehr. Wer ihn wählt, bekommt eine Reihe kleiner Icons auf den Schirm. Sie bieten zusätzliche Optionen an. Bei Word kann man wählen, ob Layout und Schriftbild des Originals beim Einfügen an anderer Stelle erhalten bleiben oder ob sie an Layout und Schriftbild im aufnehmenden Dokument angepasst werden. Bei Excel stehen die vielen Optionen des Dialogfeldes „Inhalte einfügen“ in mehr als einem Dutzend Icons übersichtlich und nach einiger Gewöhnung aussagekräftig zur Wahl.
Menü-Ribbons lassen sich anpassen
Was haben wir nicht alle gemault, als die seit Jahrzehnten gewohnten Menüs durch die „Ribbons“ ersetzt wurden.
Heute liest man, dass die Macher von „Open Office“ auch zur Ansicht kommen, die Zeiten der tief verschachtelten Befehlslisten seien vorbei. In Office 2010 trägt Microsoft der Maulerei Rechnung: Man kann erstens oft gebrauchte Befehle in die Ribbons einbringen und man kann zweitens die Icons für die allerwichtigsten Befehle in die Statusleiste ganz oben links im Programmfenster legen.
Outlook, das bei Office 2007 teilweise noch die alten Menüs hatte, ist jetzt auch voll im neuen Look.
Backstage fürs Handling von Dateien
Alles, was man „Backstage“, also hinter der Bühne, auf der die Dokumente ihren Inhalt zeigen, mit ihnen tun kann (Anlegen, Öffnen, Speichern und Versenden von Dateien), findet sich im neuen Menü „Datei“, das in allen Office-2010-Programmen ganz links im Menüband zu finden ist. Die Befehle und Arbeitsmöglichkeiten sind grafisch gut ausgearbeitet. Sie werden an Ort und Stelle gut erklärt.
Funktionalitäten, bisher als Extraoptionen, gehören hier zum Standard. Etwa Teile des Bildschirms aus Word oder Excel herauszukopieren und die Kopien in diese Programme einzufügen. Die können dann mit den „Bildtools“ weiter verfeinert werden. Grafiken ein- und anzupassen ist dank neuer, mächtiger Werkzeuge jetzt ungleich besser möglich als in früheren Office-Versionen. SmartArt liefert Dutzende Vorlagen für das Visualisieren von Beziehungen, Listen etc. 20 Künstlerische Effekte sind angeboten, ein zusätzliches Fotobearbeitungsprogramm wird sich in vielen Fällen erübrigen. Farbton und Farbsättigung lassen sich ändern. Nicht gewünschter Bildhintergrund kann entfernt werden.
Das neue Outlook wirkt nicht nur aufgeräumter, es räumt auch auf. Solange Nachrichten einen gleichlautenden Betreff haben, werden sie auf Wunsch zu einer „Unterhaltung". Jede Unterhaltung nimmt im Posteingang zunächst nur eine Zeile ein, die des Betreffs. Durch Anklicken werden alle Elemente der Unterhaltung sichtbar, und zwar im Posteingang auch alle gesendeten Objekte – und umgekehrt. Mehr als praktisch, ausgenommen der Umstand, dass alle Nachrichten ohne Betreff, egal woher sie kommen und was in ihnen steht, zur Unterhaltung „Ohne Betreff" werden.
Unterhaltungen, die durch fortlaufendes „Antworten" immer länger werden, kann man „aufräumen". Im Idealfall sollte dann nur das jüngste Element erhalten bleiben, weil in ihm alle älteren Elemente enthalten sind.
Mehr Übersicht in Word
Zu den Dingen, die man bald beim täglichen Arbeiten nicht mehr missen will, gehört die neue Navigationsleiste mit integriertem Suchfeld. Sie zeigt entweder die Überschriften eines Dokuments oder seine Seiten im Miniaturformat. Trägt man ein Wort im Suchfeld ein, werden alle Textstellen angezeigt, in denen dieses Wort vorkommt. Klickt man eine an, wird auch im Dokument diese Stelle angezeigt: färbig, damit man sie auf den ersten Blick sieht.
Zieht man eine Überschrift im Navigationsfenster an eine andere Stelle in der Dokumentübersicht, wird sie auch im Dokument dorthin gezogen, und zwar mit dem ganzen Text darunter, bis vor die nächste Überschrift.
Unglaublich praktisch ist beim Text-Formatieren die automatische Vorschau. Du legst den Mauszeiger im „Formatvorlagenkatalog" etwa auf „Überschrift 4", und schon erscheint markierter Text in diesem Format. Lässt Du die Maus wieder los, bleibt alles beim Alten. Ein Klick auf „Überschrift 4" setzt das neue Format um.
Excel wird mächtiger
Gleich 25 neue und verbesserte Features zählt die Onlinehilfe unter „Neuerungen in Excel 2010" auf. Es soll, vor allem bei größeren Tabellen, schneller arbeiten. In seiner 64-Bit-Version begrenzt nur noch der verfügbare Speicherplatz die Tabellengröße. Bei den Diagrammen gibt es wie in Word jetzt viel mehr Darstellungsmöglichkeiten. Bei den Pivottabellen kann man ein Filterkriterium, etwa Jahreszahlen, als anklickbare Überschrift in das Arbeitsblatt dazustellen. Es sind Verbesserungen im Detail, die aber das Arbeiten leichter machen.
PowerPoint mit Videoschnitt
PowerPoint 2010 ist endlich voll im Videozeitalter angekommen. Videos können übers Netzwerk aus YouTube angefordert und abgespielt werden, aus dem Netzwerk oder von der Festplatte. Eigener Content kann in PowerPoint selbst verändert werden, ein eigenes Videoschnittprogramm erübrigt sich. Präsentationen lassen sich auch als Videodateien speichern und über E-Mail, im Web, auf einer CD oder DVD weitergeben.
Zusammenarbeit wird in PowerPoint 2010 groß geschrieben. Mehrere Personen können gleichzeitig an einer Präsentation arbeiten, auch via Web. Stellen Sie offline verschiedene Versionen her, können diese auf dem Schirm zusammengefügt werden. Wenn alles passt, wird daraus die finale Form.
Bei den Übergängen von Folie zu Folie bietet PowerPoint 2010 sogenannte 3-D-Animationen an. Die Folien werden beim Herein- und Herauskommen gedreht, und zwar mit perspektivischer Verzerrung – als würden sie auf der Seitenfläche eines Zylinders aufgespannt sein. Man kennt diese Effekte von Apples „Keynote", es ist schön, dass es sie jetzt auch in MS Office 2010 gibt.
Ein erstes Handbuch gratis
Von Microsoft Press gibt es ein einführendes Handbuch gratis im Internet. Autorin Katherine Murray erklärt in 14 Kapiteln die einzelnen Office-Programme und ihre neuen Arbeitsmöglichkeiten. Zu finden entweder unter Eingabe des Namen der Autorin und des Titels „First Look Office 2010" oder (viel Glück beim Abtippen) unter http://blogs.msdn.com/b/microsoft_press/archive/2010/01/20/free-ebook-first-look-microsoft-office-2010.aspx
Eine kurze Übersicht über die neuen Funktionen findet sich in der Office-Online-Hilfe. Suchen Sie nach dem Stichwort „Neuerungen" und Sie kommen rasch ans Ziel.
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Juli 2010 / Josef Broukal
Den gesamten Artikel lesen Sie in der Juli/August-Ausgabe des pfm-Magazins.
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